Od začetka 21. stoletja je svet začel digitalno revolucijo, kjer se digitalna orodja in aplikacije uporabljajo vse pogosteje. Vsako podjetje se v celoti ali delno zanaša na digitalne informacije, ki so postale za podjetja zelo pomembno sredstvo. Za pravilno upravljale teh informacij v celotnem življenjskem ciklu so potrebni ustrezni organizacijski in tehnični ukrepi. 

Četudi podjetja na primer že uporabljajo različne digitalne rešitve in ECM, pogosto pozabijo na zelo pomembno točko vsake organizacije: arhiviranje. E-arhiv bo arhiviranje vaših dokumentov popeljal na popolnoma novo raven in vam omogočil lažje upravljanje s hrambo preteklih podatkov. 

Kaj pomeni e-arhiv?

V papirnem svetu večina podjetij arhiviranje zmanjša na najpreprostejšo rešitev: shranjevanje papirja v kleti ali v pisarnah. Ker papir počasi propada, lahko domnevamo, da je bila berljivost dolgoročno zagotovljena in da je bilo integriteto dokumentov mogoče enostavno dokazati. 

Zaradi hitrega razvoja tehnologije in hitrega zastaranja sta postali ključni integriteta informacij in berljivost digitalnih arhivov. To zahteva tehnične in organizacijske ukrepe za zagotovitev ohranjanja informacij. 

V skladu z mednarodnimi standardi, bo dostojna rešitev imenovana e-arhiv pomagala vašemu podjetju, da se znebi papirnatih datotek, in lažji dostop do vaših podatkov.

Rešitve, ki jih prinaša e-arhiv

Elektronsko arhiviranje prinaša ogromno rešitev. Ena izmed njih je pretvorba datotek v format za dolgoročno shranjevanje, opis arhiviranih informacij, dokumentiranje življenjskega cikla in operacije hrambe informacij, preverjanje veljavnosti in pravilnosti informacij, zagotavljanje dolgoročne integritete, upravljanje obdobja hrambe in razpolaganja in spremljanje oblike datoteke in rešitve za shranjevanje. 

Namen e-arhiva je ohraniti pravno in finančno vrednost vaših podatkov. Pravni okvir podjetjem omogoča, da hranijo različne dokumente, kot so socialni dokumenti, kadrovski dokumenti, računovodstvo in da lahko dokažejo svojo pristnost in celovitost. Cilj rešitve e-arhiva je ohraniti pravno vrednost in obvladovati tveganje zahtevka ali tožbe. Vsekakor bo e-arhiv prinesel v vaše podjetje ogromno prednosti, ki jih boste lahko izkoristili.